• contact@rep-secretariat.fr

Gérer sa facturation sur Excel

par Elodie REP

23 06 2016 | Catégorie : Vie d'entrepreneur | 1 Commentaires

Aujourd'hui, il existe de nombreux logiciels de gestion de facturation, vous en avez essayé quelques uns mais vous n'avez pas trouver votre bonheur ?!

On recherche tous un logiciel qui soit adapté à notre entreprise, à notre activité, à nos besoins mais ce logiciel idéal, il n’existe pas !

Bien sur, vous pouvez utiliser une appli en mode SAAS, utilisable en ligne (donc plus de souci à se faire avec les sauvegardes) et créer vous-mêmes votre logiciel, je pense par exemple à Dolibarr ou Vtiger.

Mais avez-vous des heures, des jours à consacrer à la création de votre logiciel ? ou les moyens de faire appel à un développeur ? Alors vous vous contenter des logiciels « basiques » et vous utilisez en plus à coté des tableaux Excel pour tout ce que ne peut pas faire votre logiciel. Alors pourquoi ne pas tout faire directement sur Excel ?

Vous avez envie de faire rapidement et facilement vos factures, vos devis sans avoir à rechercher l'adresse de ce client, le numéro de facture, vos tarifs ?

l'enfer de la facturation pour un patron
faire les factures avec excel

Pour gérer votre facturation sur Excel, vous aurez besoin :

  • de modèles de factures ou de factures type : vous pouvez en utiliser plusieurs, un modèle par type de clients ou de produits
  • d’un chrono pour suivre les numéros de vos factures
  • la même chose pour vos devis (modèles + chrono)
  • d’un tableau avec les coordonnées de tous vos clients
  • la liste de vos produits ou services avec les tarifs
  • un tableau récapitulatif avec un bilan de vos ventes

L’ensemble de ces fichiers sont déjà disponibles sur la Boutique de REP Secrétariat :

En travaillant avec un fichier Excel, vous gagnerez du temps ! Vous pouvez par exemple voir en un coup d’œil vos clients à relancer, les factures en retard de paiement ou l’évolution de votre stock… Tout est possible avec Excel !

L'avantage de travailler avec Excel, c'est que vous pouvez tout modifier vous-même !

Vous pourrez personnaliser entièrement votre suivi de facture, par exemple :

  • Rajouter des colonnes autant que vous voulez (ou en supprimer)
  • Modifier les dénominations (remplacer clients par apporteurs ou produits par services…)
  • Modifier la présentation de votre facture pour en faire vraiment VOTRE facture !
  • Utiliser les couleurs et police que vous voulez, c’est votre tableur !
  • Faire des graphiques en quelques minutes grâce aux Tableaux Croisés Dynamiques, des graphiques qui évolueront au fil des mois !

Comment travailler avec un facturier sur Excel ?

Vous devez avoir dans vos archives un exemplaire numérique non modifiable de chacune de vos factures, aussi enregistrez toujours une copie de vos factures en PDF : faites enregistrer sous et choisissez PDF dans le type de document comme ci-dessous.

comment enregistrer en PDF sur Excel

Si vous voulez conservez une copie Excel de votre facture (pour la reprendre plus tard si c’est un client régulier par exemple), faites un clic droit sur l’onglet de votre facture et « Déplacer ou copier » :

dupliquer une page sur Excel

Cochez la case « Créer une copie » et choisissez où vous voulez mettre votre facture : à la suite des autres ou dans un autre classeur. Si vous choisissez un autre classeur, n’oubliez pas d’enregistrer !

Excel double de facture

Pour retrouver plus facilement vos factures une fois qu’elles sont enregistrées en PDF :

  • Nommer de la même façon toutes vos factures : Facture N° + Nom de client + Chantier ou ville (exemple : Facture 201606105 DUPONT NANTES)
  • Créer un dossier par année, voire par mois ou trimestre selon le nombre de factures…
  • Ou d’enregistrer vos factures directement dans vos dossier clients où vous aurez également les devis et l’ensemble des documents concernant ce client.

Créer un fichier Excel qui gérera votre facturation, avec des fonctions automatisées et des menus déroulants, peut vous prendre quelques heures ou quelques jours si vous avez les connaissances nécessaires, si vous ne voulez pas perdre de temps, rendez-vous sur ma boutique 🙂

1 Commentaires

  1. Merci pour tous ces conseils. Je pense que le tableur est sous-exploité (moi la première), mais je suis certaine que c’est un outil puissant et précieux. Je garde cet article sous le coude, c’est certain que je le consulterai à nouveau en cas d’embûche 🙂

Laisser un commentaire



Répondre

Votre adresse mail ne sera pas publiée.

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

REP Secrétariat

  • Elodie Barrillié
  • contact@rep-secretariat.fr

Rendez-vous sur la boutique

La boutique de REP Secretariat

Retrouvez sur la boutique de nombreux fichiers Excel à télécharger : modèles de factures, tableaux de suivi, plannings...Pour votre entreprise ou pour vous au quotidien.