Quand on créé son entreprise, on ne pense pas toujours à choisir un logiciel pour faire ses factures et ses devis.
Le plus important est bien souvent la mise en place des produits et services et trouver des clients !
Mais il arrive un jour où un client demande un devis et là…Comment faire un devis ? Et une facture ?
Je vous ai déjà détaillé dans cet article toutes les mentions à faire apparaitre sur une facture, vous trouverez même des modèles de factures à télécharger, au format Excel.
Mais utiliser Excel pour ses devis et factures, c’est une bonne idée ?!
Je vous dis toute suite : NON ! En cas de contrôle fiscal, le contrôleur vous mettra un joli avertissement…Un simple rappel à l’ordre ou une amende selon les circonstances !
Pourtant de nombreuses entreprises continuent à utiliser Excel pour leur facturation ! Ce n’est pas explicite dans les textes de lois mais c’est bien indiqué que toute entreprise doit aujourd’hui utiliser un logiciel certifié pour l’ensemble de sa gestion (devis, factures et caisse). Les micro-entreprises seraient exonérés de cette obligation mais rien n’est sur…Aussi je conseille à tous mes clients de passer rapidement sur un logiciel, comme ça, ils ne prennent pas de risque et en plus, ils simplifient la gestion de leur entreprise.
Les + d’un logiciels :
- utilisable sur mobile, tablette, pc…où que vous soyez…à condition d’avoir du réseau évidemment : vous pouvez donc faire votre facture en direct, chez votre client et ça, ça change la vie !
- gère complètement votre entreprise sur une seule plateforme : listing de vos clients, devis et factures, registres d’entrées et sorties, rapprochements bancaires, suivi du chiffre d’affaires avec graphiques et aide aux déclarations…
- envoi des factures et devis en 1 clic par mail
- transforme un devis en facture en 1 clic
- votre base de données clients est accessible facilement et rapidement : retrouvez en quelques secondes les coordonnées de ce client à rappeler ou l’adresse du client chez qui vous avez rendez-vous dans…15 minutes ^^
- aux normes, accessibles, intuitifs, pratique et simple d’utilisation !
Les – d’un logiciel :
- le cout : certains logiciels sont gratuits mais limités…n’oubliez pas d’inclure dans votre budget l’abonnement à votre logiciel !
- une facture n’est pas modifiable une fois enregistrée…oui c’est la loi…pour annuler ou modifier une facture, il faut faire un avoir puis refaire la facture !
- du temps à la mise en place…comptez de 2h à 4h pour le paramétrage selon le logiciel et vos besoins, voire + sur des logiciels comme Dolibarr.
FREE DEVIS FACTURES (FDF): GRATUIT
Logiciel entièrement gratuit, téléchargeable et donc à utiliser en local (sur un seul ordinateur), son développeur l’a fait beaucoup évolué ces dernières années. N’hésitez pas à lui faire un don pour le soutenir dans son travail.
FREE DEVIS FACTURES permet :
- la création de vos devis et factures
- la gestion de vos clients
- le suivi des règlements clients (et des relances)
- le suivi de votre chiffre d’affaires
- aussi bien pour les auto-entrepreneurs (pas de TVA) que pour les autres entreprises
Attention, en tant que micro-entreprise ou auto-entreprise, vous avez également besoin de vos registres d’entrées et sorties qui n’est pas pris en charge par ce logiciel. Un simple tableur Excel peut suffire mais ne l’oubliez pas : inscrivez toutes vos rentrées et sorties d’argent.
J’ai utilisé ce logiciel pendant plusieurs années pour mes clients et c’est pour eux que j’ai créé le Suivi des Fournisseurs, qui complète très bien FDF.
TiimeAE : GRATUIT
Logiciel en ligne complet et entièrement gratuit ET français pour les auto-entrepreneurs : gestion des devis et factures mais aussi suivi de vos déclarations et de vos dépenses
- Création de vos devis et factures en ligne
- Gestion des impayés
- Envoi direct de vos devis et factures à vos clients
- Connexion à votre compte bancaire pour récupérer vos écritures et les enregistrer directement dans votre registre
Les factures sont personnalisables, vous pouvez insérer votre logo, vos coordonnées et modifier les couleurs. Les produits ne sont pas gérés par Tiime aussi ce logiciel est plutôt destiné aux entreprises de services. Le tableau de bord est très clair et vous aide à gérer l’évolution de votre activité.
Tiime existe aussi pour les SASU et EURL, c’est Tiime Invoice.
MyAE.FR : de 0€ à 46.80€ ou 106.80€ par an
MyAE a été l’un des tous premiers logiciels pour les auto-entrepreneurs malheureusement son interface n’a pas évolué depuis et est peu adaptée aux mobiles…
L’offre Standard gratuite parait complète mais attention à la publicité !!! Mieux vaut dépenser quelques euros par mois pour avoir accès à toutes les fonctionnalités et éviter les emails publicitaires envoyés à vos clients en même temps que vos factures…
monae.fr : 30€ par an
C’est le logiciel que je conseille à tous mes clients jeunes auto-entrepreneurs : il est complet, intuitif et abordable. Entièrement optimisé pour smartphone : faites facilement et rapidement vos factures sans ordinateur !
- peut gérer plusieurs entreprises avec un seul compte : pratique si vous avez plusieurs noms commerciaux (et donc des factures différentes) ou si vous gérez la facturation de plusieurs clients
- création d’une nouvelle facture (ou devis) ultra-rapide, même pour un nouveau client !
- envoi en un clic de votre facture à votre client
- filtres de recherches avancées qui permettent de retrouver rapidement une facture, les factures à relancer ou les CA d’un mois…
- des graphiques clairs indiquant l’évolution de vos dépenses et recettes d’années en années
- gestion des devis, factures, des clients et de votre catalogue de produits
- Livre des recettes et des dépenses avec la possibilité de paramétrer des dépenses récurrentes
- calcul automatique des cotisations sociales en prenant en compte l’ACCRE
L’option GOLD (25.92€ par an) donne accès à un espace de stockage de 1Go (pour les documents à transmettre régulièrement à vos clients, par exemple : RIB, Conditions Générales de Ventes, assurances… mais aussi pour stocker l’ensemble de vos justificatifs d’achats) ainsi que les paiements de vos factures par Stripe et Paypal. Grâce à cette option, envoyez directement votre facture à votre client via la plateforme avec le lien de paiement.
Son grand frère, matpe.fr permet la gestion de la TVA pour un abonnement de 48€ par an, très raisonnable au vu des nombreuses fonctionnalités proposées.
EVOLIZ de 180€ à 520€ par an
Logiciel intuitif et ultra-complet pour gérer toute votre entreprise, quelque soit sa taille ou son chiffre d’affaires, avec l’ensemble de vos collaborateurs ou en solo.
- Création des devis et factures clients en un clic (ainsi que les avoirs et bons de livraisons)
- Gestion des paiements clients
- Gestion de vos contacts clients et fournisseurs
- Suivi de vos dépenses par type d’achats
- Aperçu de votre Chiffre d’affaires et de son évolution
- Gestion des récurrences : créez automatiquement vos dépenses ou recettes récurrentes, très pratique pour les abonnements !
- Gestion des relances clients : créez un modèle type de message de relance et envoyez le rapidement par mail ou par courrier. Sur l’interface des factures, vous retrouverez les détails de chaque relance envoyée
- Gestion du catalogue produits (vous n’êtes pas obligé de créer un produit pour faire une facture)
- Rapports détaillés et clairs grâce aux nombreux graphiques
- Rapprochements bancaires simples et intuitifs pour suivre de près l’évolution de votre trésorerie
- Un CRM pour la bonne répartition des tâches entre collaborateurs,
- Importez vous-mêmes les données de votre ancien logiciel. Formation possibles en région parisienne.
La partie comptabilité est générée automatiquement grâce au rapprochement bancaire et catégorisations des factures clients et fournisseurs.
Utilisant Évoliz depuis plusieurs années avec de nombreux clients, je vous recommande fortement ce logiciel si vous en avez les moyens…Ce logiciel évolue constamment et le service client est relativement disponible. Par contre, la partie comptabilité n’est pas encore au point, il y a de nombreux bugs qui font hérisser les cheveux des experts comptables chaque année…
FREEBE :-100€ par an (20% de réduction avec le code GGFRB200 )
Idéal pour les Freelances en micro-entreprises, Freebee vous facilite la gestion de vos factures.
En lien direct avec societe.com, Freebe récupère automatiquement l’ensemble des coordonnées de vos clients (adresse et SIREN) ! Vos clients peuvent payer directement vos factures via Stripe (par carte bancaire).
- Personnalisation des conditions de paiement pour chaque client.
- Prise en compte du dépassement du seuil de franchise de TV
- Suivi des taches par clients pour facturer au meilleur prix
- Lien direct avec la banque pour génération automatiquement des paiements clients et paiements des fournisseurs.
- Déclaration automatique de votre chiffre d’affaires : valider le montant et votre déclaration est faite ! Plus besoin de se connecter sur net-entreprises.
DOLIBARR : logiciel Open-Source gratuit, entièrement à paramétrer
Dolibarr propose de nombreux modules supplémentaires pour gérer aussi bien un commerce, une association (avec les gestion des membres et des adhésions), vos stocks…Au final, il n’y a rien de gratuit et beaucoup de temps à passer pour parvenir à faire une facture digne de ce nom. Une fois l’ensemble du paramétrage fait, c’est un jeu d’enfant de gérer votre comptabilité !
Je vous conseille ces modules à télécharger sur le DoliStore :
- InfraSPack de 11€ à 66€ pour personnaliser vos factures et les imprimer en PDF
- MyFields à 29€ pour personnaliser l’interface de Dolibarr
- Dolidroid à 18€ pour pouvoir l’utiliser sur votre smartphone
Le + : entièrement personnalisables selon votre activité, la comptabilité est également prise en charge, il ne vous restera plus qu’à faire valider votre bilan par votre Expert Comptable.
Les logiciels classiques pour la gestion de votre facturation et de votre comptabilité : EBP, Ciel et Sage à partir de 120€ par an
Ces 3 logiciels se ressemblent énormément, ils sont aujourd’hui tous les 3 accessibles en Cloud (travail en ligne avec sauvegardes automatiques). Complets et utilisés par des milliers d’entreprises en France, ils sont faciles à prendre en main, permettent l’import de vos données de votre ancien logiciel.
Plusieurs versions existent à la fois pour la gestion commerciale et la comptabilité et selon votre activité : spécial bâtiment, spécial commerçant, professions libérales…synchronisation possible avec votre compte bancaire et votre site e-commerce.
Et vous, quel logiciel de facturation utilisez-vous ?
