Dans le cadre du développement de votre entreprise, il est nécessaire de contrôler et limiter les dépenses afin de conserver une rentabilité sécurisante. Ce contrôle des dépenses est appelé « gestion des coûts » et vous permettra de faire les bons choix d’investissement.
Quelles sont les étapes de la gestion des coûts en entreprise ?
Identifier vos dépenses
La première étape dans la gestion des coûts consiste à identifier et à classer toutes vos dépenses liées à l’activité de votre entreprise :
- Dépenses directes liés à la production : achat des matières premières, main d’œuvre (rémunération des salariés), sous-traitance, location et entretien des machines…
- Dépenses indirectes liés aux fonctions support : frais administratifs, abonnements à différents logiciels, supports de communication, loyer des locaux…
Analyser les dépenses
Une fois identifiées, il est important d’analyser la répartition et la pertinence des dépenses d’entreprise : dépenses fixes/dépenses variables ; ventilation des dépenses par activité, produit ou service.
Le budget publicitaire est-il suffisant ou trop important face aux retours clients ?
Les dépenses liées aux déplacements (restaurants, hôtels, carburant) sont-elles mesurées et indispensables ?
Les différents logiciels sont-ils toujours utilisés ? Les machines sont-elles toutes utilisées ?Contrôle des dépenses
Après avoir identifiées et analysées les dépenses, il est temps de mettre en place des outils de contrôle afin de minimiser les dépenses excessives :
- Fixer des limites budgétaires pour les dépenses supports (frais administratifs, publicitaires, téléphonies, abonnement divers…)
- Contrôler mensuellement les dépenses non essentielles (restaurant, téléphonie)
- Informer vos salariés et vos collaborateurs du budget à respecter chaque semaine ou chaque mois
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Optimiser les dépenses via l’automatisation
Identifier les dépenses inutiles, les gaspillages liés à votre activité : manipulations et/ou déplacements inefficients, double saisie (en bureautique et comptabilité), repenser et améliorer les processus opérationnels pour éviter les déplacements, les retards, les erreurs humaines et les litiges.
L’automatisation vous permettra de gérer efficacement votre entreprise en améliorant les conditions de travail des salariés :- tapis roulant entre les différents postes de préparation des commandes,
- mécanisation des stocks, comme dans les pharmacies,
- utilisation de codes-barres et douchettes,
- création de contenus digitaux avec ChatGPT : rédaction de fiches produits, d’illustrations,
- diffusion automatique sur les réseaux sociaux avec Buffer,
- logiciel de gestion : CRM, comptabilité, RH, avancement des projets…
Bien que l’amélioration des conditions de travail représente un investissement certain, les bénéfices seront rapidement visible sur la trésorerie et la rentabilité.
Réaliser des économies sur vos achats
Votre entreprise peut réaliser des économies d’échelle en produisant ou en achetant en grande quantité. Cela peut réduire les coûts unitaires de production et augmenter votre marge, ce qui est particulièrement important dans les industries de fabrication et les grossistes.Avant d’augmenter les volumes de production, prévoyez un lieu de stockage plus important (réorganisation des locaux, agrandissement, déménagement). Cet investissement conduira à des économies à long terme.Négociation avec les fournisseurs
Les négociations avec les fournisseurs peuvent permettre d’obtenir des prix plus avantageux, des conditions de paiement favorables, ou des remises importantes. Une gestion efficace des relations avec les fournisseurs peut contribuer à réduire les coûts d’approvisionnement et augmenter votre marge.Analyse de rentabilité
L’analyse de rentabilité permet d’évaluer la performance financière des produits, services ou projets spécifiques afin d’identifier les sources de revenus les plus rentables et les activités qui pourraient nécessiter des ajustements : produit à mettre en avant ou à stopper, service client à développer ou à optimiser, ajustement des frais de transport…
Le Pack Treso vous accompagne dans la gestion des couts de votre entreprise en mettant en lumière les dépenses récurrentes, les frais de déplacements/de repas qui peuvent impacter négativement votre trésorerie
Afin de réduire les dépenses de votre entreprise, ciblez en particulier les couts récurrents :
Ces abonnements sont-ils tous pertinents ? ne sont-ils pas redondants ?
Le coût est-il proportionnel à l’utilisation, au service rendu ?
(carburants et péages, billets de train, avion, repas et restauration) : votre entreprise ne doit pas supporter tous les frais de déplacements, chaque déplacement doit être justifié et nécessaire.
L‘utilisation de tickets restaurants peut vous faire réaliser des économies.
Faites confiance à des agences de voyage réputées pour l’organisation de vos voyages d’affaire (location de véhicule, train, hôtel à prix trés intéressants)
Optimiser les couts en faisant jouer la concurrence.
Certaines enseignes pratiquent des prix plus avantageux pour les véhicules de tourismes, d‘autres sont spécialisées pour la location d’utilitaire à moindre cout.
indispensable de nos jours, il peut vite devenir une ruine !
Confier la maintenance de votre site à un webmaster qui saura optimiser les couts de création, d’hébergement et sa maintenance.
Un site vitrine est indispensable mais il doit être mis à jour régulièrement pour favoriser le bon référencement sur les moteurs de recherches.
cartes de visites, flyers et catalogues sont de moins en moins plébiscités face à l’ampleur du digital.
Préférez un site internet bien construit et une présence régulière sur les réseaux sociaux à la distribution massive de prospectus.
Les supports papiers restent indispensables lors des salons, foires et expositions, avec un renvoi systématique vers votre site.
