Travaillant tous les jours avec Excel, je vous propose ici quelques astuces, toujours dans le but de gagner du temps et de vous simplifier les choses…
1°)Format numéro de téléphone sur Excel
Comment saisir un numéro de téléphone sur Excel sans avoir à taper les espaces ?
Avant de saisir un numéro de téléphone, choisir le format numéro de téléphone afin qu’il s’affiche directement avec les espaces (exemple : 06 88 98 80 69)
- Faites un clic droit sur la cellule où vous voulez saisir votre numéro de téléphone,
- La Fenêtre Format de cellule s’ouvre,
- Dans l’onglet Nombre, choisissez la catégorie Spécial et Numéro de téléphone.
- Idem pour un code postal et pour un numéro de Sécurité Sociale.
2°)Les Sélections sur Excel
Comment faire plus rapidement des sélections sur Excel ?
- Sélectionner toute la feuille de calcul : CTRL+Shif+Espace ou en cliquant sur la cellule en haut à gauche (entre le A et le 1)
- Sélectionner une colonne : cliquer sur la colonne ou CTRL+Espace (en étant sur une cellule de la colonne)
- Sélectionner une ligne : cliquer sur la ligne ou Shift+Espace (en étant sur une cellule de la ligne)
- Sélectionner tout le tableau : CTRL+*
3°)Saisir des Séries sur Excel
Pour saisir des données identiques dans toute une plage de cellules :
- Sélectionner la plage,
- Saisir les données,
- Faites CTRL+entrée
- Les données sont automatiquement saisies dans toute la plage !
Pour un planning, un tableau de suivi…Comment saisir rapidement tous les mois, jours de la semaine…. ? Créez une liste personnalisée automatique sur Excel !
Excel vous permet d’utiliser et de créer des Liste automatique, ce qui peut vous éviter par exemple de saisir tous les jours de la semaine, les mois ou tous les noms de vos collaborateurs ou des services de votre entreprise.
- Allez dans les Options Excel à partir du Menu,
- Dans le menu Standard, cliquez sur Modifiez les listes personnalisées
- Entrez une nouvelle liste ou importez la liste des cellules
4°) Ajuster automatiquement la largeur d’une colonne
Faire un double-clic sur le bord droit de la colonne en haut, à côté de la lettre et votre colonne s’ajustera automatiquement au contenu.
5°)Reproduire une mise en forme
Pour reproduire exactement la même mise en forme sur une autre cellule (gras, italique, type de police, couleurs de police ou de surlignage, alignement, taille de police, mise en forme d’un tableau…) :
- Sélectionnez la cellule contenant la mise en forme voulue,
- Cliquez sur le Pinceau Reproduire le mise en forme (onglet accueil, à gauche)
- Sélectionner les cellules souhaitées pour la reproduction de cette mise en forme
- La mise en forme est automatiquement recopiée !
6°)Écrire verticalement sur Excel
- Sur la cellule où vous voulez orienter le texte verticalement, faites un clic droit et allez dans “Format de Cellule”,
- Dans la partie “Alignement”, choisissez l’orientation de votre texte : 90° vers le haut ou le bas,
- Validez en cliquant sur “ok” et répétez l’opération sur toutes les cases où vous souhaitez écrire à la verticale.
7°)Débuter une saisie par un signe de calcul (+ = / *)
Vous pouvez avoir besoin de commencer une saisie par un signe égal (comme sur l’image ci-dessus), pour cela, rien de plus simple : insérer un apostrophe juste avant le signe égal ! L’apostrophe correspond au chiffre 4 sur votre clavier.
8°)Faire une recherche sur Excel
Vous pouvez avoir besoin de retrouver rapidement dans votre tableau la ligne qui correspond à ce client (ici “LOPI”) ou la facture qui correspond au règlement que vous venez de recevoir (oui vous pouvez saisir directement un montant), avec ce petit raccourci, retrouvez tout rapidement sur Excel !
- Faites Ctrl+F,
- La fenêtre de recherche s’ouvre
- Saisissez l’élément recherché (un texte, un chiffre, même un simple caractère !)
- Faites suivant vous conduit directement à la ligne !
Si vous avez besoin de trouver rapidement toutes les lignes correspondantes à un client par exemple, faites “rechercher tout” et Excel vous liste les lignes correspondantes, vous n’avez plus qu’à cliquez !
9°)Remplacer rapidement des données
La fenêtre de recherche vu au 8°) vous permet également de faire des remplacements :
Vous pouvez avoir besoin de remplacer certains termes pour nettoyer un peu votre base de données
(par exemple vous avez saisi les règlements par chèque de différentes façons : chèque, ch et chq et vous voulez mettre partout CHQ) :
- Faites Ctrl+H pour ouvrir la fenêtre de remplacement,
- Saisissez le terme à rechercher (ça peut être du texte, un chiffre, une année, un montant…)
- Faites remplacer tout
- Excel vous indique le nombre de remplacements faits !
Vous pouvez choisir de faire les remplacements un par un en cliquant sur “Remplacer” puis “Suivant”.
Dernière mise à jour : 19/04/2016
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