Malgré la mise en place d’actions de simplification administrative par le gouvernement, la vie d’une entreprise regorge de tâches administratives plus complexes les unes que les autres. L’entreprise grandissant, ces tâches administratives deviennent de plus en plus prenantes et chronophages. Le temps perdu à gérer ces formalités, de la facturation à la déclaration de TVA, est considéré comme du temps improductif que vous ne passerez pas à faire fructifier votre chiffre d’affaire.

I Confiez la gestion de votre entreprise à une secrétaire

Les premières années, les dirigeants des petites entreprises (TPE, artisan, auto-entrepreneur, commerçant) se chargent généralement eux-mêmes de ces tâches, tôt le matin avant de partir sur les chantiers, en fin de journée ou le week-end. Quantité de femme d’artisans passent les samedis et dimanches à réaliser devis, factures, courriers et déclarations fiscales. Mais ces femmes d’artisans n’ont pas toujours les compétences requises pour gérer l’entreprise avec la rigueur requise malgré les formations proposées aujourd’hui par la Chambre des Métiers. Embaucher une secrétaire professionnelle, avec diplômes et expériences, devient rapidement une nécessité. Le diplôme d’Assistant de Gestion donne toutes les cartes en main à votre future secrétaire pour gérer votre entreprise :  l’organisation, la communication, la comptabilité, la gestion du personnel, l’action commerciale, la finance et la fiscalité. Une Assistante de Gestion doit pouvoir et savoir gérer convenablement toute situation : absence d’un salarié, panne informatique, impayés, réclamations d’un client, nouvelles normes fiscales…

Votre secrétaire sera le pilier de votre entreprise, elle prendra en charge la gestion de votre entreprise de A à Z.

II Une secrétaire administrative pour vous seconder

Votre secrétaire prendra en charge toute la partie administrative de votre entreprise et se mettra en relation régulièrement avec vos partenaires (vos collaborateurs, vos associés, vos apporteurs d’affaire, votre assureur, votre banquier, votre comptable…). Elle traitera vos courriers et e-mails tout en organisant vos déplacements et votre planning. Elle vous communiquera un compte-rendu détaillé de chaque réunion et chaque nouveau chantier aura son propre dossier. Vous ne perdrez plus une heure à chercher un document sur votre bureau où s’entassent courriers de toute sorte.

Votre secrétaire sera là pour vous seconder à chaque difficulté rencontrée, les journées vous paraîtront moins fatigantes et les dossiers bien plus simples !

III Votre Secrétaire représente votre entreprise

Elle a généralement sa place à l’accueil de votre entreprise, elle se charge de la réception des appels téléphoniques (tenue du standard et filtrage des appels), elle accueille et renseigne vos visiteurs, votre secrétaire est l’image de votre entreprise. Son action commerciale ne s’arrête pas là ! Elle gère les dossiers de vos clients et suit vos chantiers, du premier appel du prospect au règlement, ce qui nécessite parfois de nombreux contacts avec différents interlocuteurs. Elle peut également être amenée à traiter les éventuels réclamations ou litiges liés à votre activité avec pour seul objectif : trouver une solution à l’amiable sans pénaliser votre entreprise.

Votre secrétaire pourra également s’occuper de votre communication, via la réalisation de prospectus, l’organisation de réunions, la rédaction de communiqué de presse, la gestion et l’actualisation régulière de votre site internet…

IV Confiez la gestion de vos comptes à votre Secrétaire

Une secrétaire se doit d’avoir d’importantes connaissances en comptabilité afin de pouvoir vous épauler tout au long de l’année dans la tenue des comptes de votre société. Si cela passe assurément par la réalisation de vos devis et de vos factures, elle contrôle également les factures de vos fournisseurs avant de procéder au règlement pour exclure toute erreur et peut réaliser les bulletins de salaire de vos employés en même temps que le suivi de leurs congés payés.

Pour suivre de près l’activité de votre entreprise, votre secrétaire peut réaliser des graphiques sur l’évolution de vos ventes et de votre trésorerie.

La rigueur de votre secrétaire sera mise à rude épreuve tout au long de son parcours mais elle vous sera d’une aide précieuse voire indispensable pour la gestion de votre entreprise. Déléguez ces tâches qui vous pèsent à une secrétaire et retrouvez la sérénité, revivez des week-end heureux en famille en oubliant un peu votre entreprise et ces factures qui s’entassent continuellement !