Aujourd’hui, je ne vais pas vous parler de facturation électronique ni d’intelligence artificielle…Quoique. Peut-être un peu quand même !
Je préfère vous parler de quelque chose de beaucoup plus concret : les outils que j’utilise réellement au quotidien pour travailler.
Après plus de 10 ans d’entrepreneuriat, j’ai testé un grand nombre d’outils numériques. Certains n’ont fait que passer, d’autres sont devenus de véritables outils indispensables de mon organisation professionnelle.
Je suis indépendante depuis de nombreuses années et, comme beaucoup de solopreneurs, je fais attention à mes dépenses. Entre un budget professionnel à maîtriser et mon investissement quotidien dans le milieu associatif, je n’ai aucune envie de payer des abonnements pour des outils que je n’utilise pas !
Je recherche donc avant tout des outils simples, efficaces, abordables et adaptés à ma façon de travailler.
Voici ceux qui ont trouvé une place durable dans mon quotidien.
Evernote organise mes idées
Evernote m’accompagne depuis la création de mon entreprise, depuis 13 ans. Autant dire qu’entre nous, c’est une relation qui dure !
L’idée de départ était simple : avoir partout avec moi un carnet de notes numérique, accessible depuis différents appareils aussi bien en rendez-vous clients, dans les transports en commun ou sur mon canapé… et surtout avoir des notes bien organisées.
Aujourd’hui, Evernote est devenu beaucoup plus que cela.
J’y conserve notamment :
- mes notes concernant mes clients, prises lors des premiers rendez-vous puis tout au long de nos collaborations ;
- mes notes de réunions et de discussions autour de différents projets ;
- mes idées d’articles et mes brouillons ;
- des informations que je souhaite conserver ;
- mais aussi… mes recettes de cuisine et l’historique santé de mes animaux !
Evernote propose également des fonctionnalités de capture d’articles en ligne, de gestion des tâches et un tableau de bord.
Bref, Evernote est devenu ma base de données personnelle. Mon deuxième cerveau.
Dashlane mémorise mes mots de passe
Si Evernote est mon deuxième cerveau, Dashlane en est probablement la mémoire !
Je ne connais évidemment pas tous mes mots de passe… et c’est justement le but.
Dashlane me permet de conserver mes mots de passe et identifiants de manière sécurisée et de les retrouver lorsque j’en ai besoin.
Avec mes propres comptes, ceux liés à mes différentes activités et les nombreux outils que j’utilise, le nombre d’identifiants peut rapidement devenir impressionnant et immémorable.
Un gestionnaire de mots de passe, c’est donc pour moi un vrai outil de productivité : je ne perds plus de temps à chercher mes identifiants ou à réinitialiser un mot de passe oublié. Et surtout, je n’utilise pas le même mot de passe partout !
Clockify : mon chronomètre pour facturer au temps passé
Lorsque certaines prestations sont facturées à l’heure, il faut pouvoir savoir précisément combien de temps a été consacré à chaque client ou à chaque projet.
C’est là que Clockify intervient.
Je peux chronométrer mes tâches, les associer à un client ou à un projet et retrouver ensuite le temps réellement passé.
C’est particulièrement pratique pour établir une facturation claire et précise.
Pas besoin de noter approximativement en fin de journée : le chronomètre fait le travail et est accessible en 1 clic sur mon navigateur ou mon téléphone.
Trello organise mes projets
J’ai toujours beaucoup d’idées. Le problème n’est donc pas d’en trouver… mais de savoir quoi en faire et quand m’en occuper !
Trello m’aide justement à transformer toutes ces idées en projets organisés.
Je peux classer mes projets selon leur priorité ou leur échéance : ce mois-ci, le mois prochain, plus tard, à réfléchir…
Je l’utilise également pour les tâches récurrentes. Certaines obligations reviennent tous les mois : déclarations, vérifications, tâches administratives pour mes clients, etc.
Les avoir sous forme de listes et de cartes me permet de ne pas compter uniquement sur ma mémoire.
Une tâche qui est écrite et planifiée a beaucoup moins de chances d’être oubliée.
Canva met mes idées en images
Je ne suis pas graphiste. Et je n’ai pas envie de passer trois heures à comprendre comment fonctionne un logiciel de création graphique simplement pour réaliser un visuel destiné à illustrer un article.
C’est justement ce qui me plaît dans Canva : la simplicité.
Le fonctionnement en glisser-déposer permet de créer rapidement un visuel sans avoir besoin de maîtriser un logiciel professionnel complexe.
Aligner les éléments, harmoniser les couleurs, détourer une image, créer une publication pour les réseaux sociaux ou un schéma… beaucoup de choses sont accessibles en quelques clics.
Canva m’est également utile pour organiser mes idées sous forme de diagrammes, de schémas ou d’infographies.
Et pour ceux qui souhaitent utiliser l’intelligence artificielle, Canva propose désormais également différentes fonctionnalités basées sur l’IA. Pour ma part, je continue surtout à l’utiliser comme un outil simple pour mettre en forme mes propres idées.
Movavi m’a réconciliée avec le montage vidéo
Pendant longtemps, le montage vidéo me semblait compliqué. Puis j’ai découvert la Suite Vidéo Movavi.
Le logiciel est relativement léger et surtout simple à prendre en main. Je peux découper une vidéo, supprimer une partie inutile, améliorer certains éléments et préparer rapidement une vidéo destinée à mes tutoriels ou à mes réseaux sociaux.
Pas besoin de devenir réalisatrice pour faire une vidéo correcte !
Pour mes besoins, la simplicité est beaucoup plus importante que d’avoir 200 fonctionnalités dont je ne me servirai jamais.
Thunderbird : ma messagerie professionnelle sans Outlook
Oui, on peut parfaitement gérer une messagerie professionnelle sans utiliser Outlook.
J’utilise Thunderbird pour regrouper mes différentes adresses e-mail dans une seule interface.
C’est particulièrement pratique lorsque l’on possède plusieurs activités, plusieurs adresses ou que l’on doit gérer différentes boîtes mail.
L’intérêt est finalement assez simple : je retrouve tout au même endroit et je n’ai pas besoin de jongler entre plusieurs interfaces.
Et puis Thunderbird est un logiciel libre, ce qui correspond plutôt bien à ma philosophie : utiliser des outils performants sans multiplier les abonnements lorsque ce n’est pas nécessaire.
Skitch pour annoter rapidement mes captures d’écran
Skitch est probablement le plus simple de tous les outils que j’utilise.
Son objectif ? Faire rapidement une capture d’écran et pouvoir l’annoter.
Ajouter une flèche, entourer un élément, mettre une indication ou faire un petit schéma… quelques secondes suffisent.
C’est particulièrement pratique lorsque je dois expliquer quelque chose à un client, faire un tuto en 2 secondes, montrer précisément où se trouve une fonctionnalité sur un logiciel ou un site internet. Et pas besoin d’abonnement, Skitch est téléchargeable gratuitement.
Des outils, mais surtout des habitudes
Au fond, ce ne sont pas les applications qui font gagner du temps.
C’est la manière dont on les utilise.
Un outil peut être excellent et parfaitement adapté à une entreprise… mais totalement inutile s’il finit dans un dossier « à tester plus tard » et n’est jamais ouvert !
Après plusieurs années d’entrepreneuriat, j’ai surtout appris à choisir des outils qui correspondent à ma façon de travailler.
Je préfère avoir quelques outils que je connais bien, que j’utilise régulièrement et qui répondent réellement à mes besoins plutôt que de multiplier les abonnements et les applications.
Et surtout, un bon outil doit me faire gagner du temps, pas m’en faire perdre.
C’est probablement le meilleur critère pour choisir ses outils numériques.
