Tout sur votre facture

La facture est un élément comptable important, de nombreuses mentions obligatoires doivent y apparaître, sous peine d’amendes en cas de manquement. Faisons le point ensemble sur les éléments que doit contenir votre facture, vous pourrez ensuite télécharger gratuitement un exemple de facture sur Excel.

 I – La facture obligatoire ou pas ?

Entre professionnels, la facture est un document obligatoire, à établir en deux exemplaires (un pour votre client et un pour vous). La facture doit être remise à votre client au moment de la livraison dans le cas d’une vente de marchandise ou à la fin de l’exécution de la prestation de services. L’envoi de facture par email est maintenant banalisée, pour être valable, votre facture doit être lisible et unique.

Dans le cas d’une vente à un particulier, la facture n’est obligatoire que pour les ventes à distances ou e-commerce.

Pour les prestations de services effectuées pour un particulier, la facture n’est obligatoire que dans les cas suivants
->si le prix de la prestation est supérieur à 25€
->pour les travaux réalisés dans les logements

Dans tous les cas, une facture doit obligatoirement être remise au client s’il en demande une.

II La présentation de votre facture

Quels sont les différents éléments qui doivent figurer sur votre facture ?

1. Le numéro de la facture, il doit être unique et basé sur une séquence chronologique et continue (soit depuis le début d’exercice soit par bilan).

2. Les coordonnées complètes de votre entreprise :
-> votre nom si vous êtes en Entreprise Individuelle,
-> le nom de votre entreprise, appelé “nom commercial”,
-> l’adresse du siège social,
-> votre numéro SIREN (9 chiffres) et code NAF/APE,
-> votre numéro d’immatriculation au Greffe suivi de la ville d’enregistrement (RCS Nantes…),
-> votre numéro de TVA (pour toutes les factures supérieures à 150€ HT)
-> la forme juridique de votre société (SA, SARL, SAS…) et son capital social

3. Les coordonnées de votre client :
->le nom complet de votre client,
->l’adresse de votre client,
->le numéro SIREN de votre client (9 chiffres),
->le numéro de TVA de votre client (pour toutes les factures supérieures à 150€ HT).

4. La date de la vente ou d’exécution de la prestation.

5. Pour chaque article ou prestation :
->Le prix unitaire HT,
->La nom de votre produit ou de votre prestation,
->La quantité (en Heure, Unité, Forfait, Mètre Linéaire, M², Km.. ),
->Le détail de l’article ou de la prestation (sauf si la facture fait référence à un devis accepté au préalable par votre client).

6. Le total :
->Les éventuels frais de livraison, d’emballage…
->Le total HT,
->La TVA avec le détail de chaque taux,
->Les différentes remises, ristournes ou acomptes liés à cette facture,
->Le total TTC.

7. Le mode de règlement (par chèque, espèce, virement) et la date d’échéance (règlement sous 15 jours, règlement fin de mois…).

8. Le taux de pénalité en cas de retard de paiement (taux légal : 11%) ainsi que la mention : “une indemnité forfaitaire de 40 € est due pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement.”

9. Les conditions d’escompte,  l’escompte est une sorte de remise si votre client vous règle avant l’échéance ou au comptant :

• si vous n’acceptez pas l’escompte, vous devez le mentionner sur vos factures (“Pas d’escompte pour règlement anticipé” par exemple),
• si vous acceptez l’escompte : 2% d’escompte en cas de règlement anticipé, par exemple.
• A savoir : “la facture n’a pas à comporter la rubrique relative à l’escompte lorsque le client a payé comptant ou en cas de paiement par virement bancaire ou par prélèvement automatique” (source : Fiducial).

 Vous trouverez ci-dessous plusieurs modèles de factures à télécharger gratuitement et ici un comparatif de logiciels de facturation.

III Les sanctions en cas de mentions obligatoires manquantes

En cas de contrôle fiscal, chaque facture sera scrupuleusement vérifié et chaque mention obligatoire manquante ou inexacte pourra faire l’objet d’une amende de 15€ (plafonné à 25% du montant total de la facture).

Les personnes physiques sont passibles de 75 000€ d’amende et les personnes morales de 375 000€.

L’absence de la mention concernant le taux de pénalité en cas de retard de paiement et son taux -dernière mention obligatoire ayant fait son apparition – , peut être sanctionnée d’une amende de 15 000€.

 IV Des modèles gratuits de factures à télécharger

Retrouvez sur ma boutique plusieurs modèles de documents à télécharger gratuitement :
Boutique de REP

Attention, selon législation française en vigueur, toute facture doit répondre à l’inaltérabilité des données. Aussi la facturation sur Excel ou Word est fortement déconseillée, elle est tolérée pour les auto-entrepreneurs et micro-entreprises. Libre à vous de choisir votre propre système de facturation et de gestion commerciale.

1) Modèle de Facture sur Excel

Compatible sur Excel, Libre Office ou Open Office, elle comprend l’ensemble de ces mentions obligatoires et est entièrement personnalisable. De plus, les formules de calcul sont déjà crées, vous n’avez plus qu’à remplir les prix unitaires et les quantités, le total se fera automatiquement !

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2) Facture avec différents taux de TVA

Je vous propose également de télécharger gratuitement un modèle de facture avec un tableau de répartition des différents taux de TVA, compatible sur Excel et Libre Office ou Open Office :

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3)Facture spécifique aux Auto-Entrepreneurs

Si vous êtes Auto-Entrepreneur, vous trouverez toutes les informations nécessaires sur cet article : Facture pour Auto-Entrepreneur.

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