les 5 pires erreurs avec Excel en entreprise

Excel est un outil polyvalent utilisé par des milliers d’entreprises en France

Du service courrier à la comptabilité en passant par les stocks, la gestion du personnel, des commandes…Excel est partout et une simple erreur de saisie sur un tableur peut se répercuter de services en services, entrainant une perte de temps et d’argent à toute l’entreprise !

Ne vous contentez pas des fonctions de bases d’Excel
Comme la plupart des utilisateurs d’Excel, vous faites des tableaux, utilisez les formules basiques pour faire des sommes et…c’est tout !

Que vous soyez Assistante, Chef d’Entreprise, Dirigeant ou Entrepreneur, Excel est là pour vous assister dans l’organisation de votre entreprise.

Excel regorge de formules qui vous feront gagner du temps et de l’efficacité ! Prenez le temps de vous formez, je vous conseille les formations en ligne de Solpedinn pour apprendre tous les rudiments d’Excel et vous pourrez vous aussi faire des tableaux croisés dynamiques en quelques minutes ! Des formations sont également possibles en présentiel et prises en charge par le CPF, quelque soit votre statut (salarié, au chômage, chef d’entreprise, auto-entrepreneur…), profitez-en pour apprendre à maitriser ce fabuleux outil qu’est Excel.
Ne faites pas totalement confiance à Excel !
Une erreur de saisie est vite arrivée et Excel ne vous préviendra pas…Vérifiez toujours vos saisies et vos calculs : attention aux dates (2020 peut rapidement devenir 2002 et fausser tous vos calculs !) et aux chiffres avec virgules, si vous omettez une virgule, vos totaux vont exploser ! Vous pouvez perdre des jours à chercher d’où vient l’erreur…

Pour vérifier votre saisie, utilisez les filtres et les mises en formes conditionnelles pour repérer rapidement les anomalies
Ne travaillez pas sur un tableau de bord en VBA sans support !
Imaginez….Un de vos stagiaires maitrise Visual Basic sur Excel et il profite de son stage pour mettre en place un tableau de bord très élaboré pour la gestion de votre entreprise. Quelques mois après son départ, vous constatez des anomalies sur ce tableau de bord ou avez besoin de le faire évoluer ?! Comment faire ? Ce stagiaire n’est plus disponible et votre outil de gestion est en panne !!! Le VBA, aussi appelé macro, est un système de codage, souvent complexe à reprendre par une autre personne. Aussi faites confiance à un professionnel qui saura créer votre tableau de bord personnalisé avec un support après vente.
Ne créez pas un nouveau fichier Excel à chacun de vos besoins !
vous allez vite vous retrouver avec une quinzaine de tableaux Excels et perdrez du temps à chercher les informations dans un tableau puis dans l’autre ! Pensez à analyser et à synthétiser vos besoins pour regrouper les tableaux sur un même fichier.

Vous pouvez ainsi gérer l’ensemble de vos dépenses et de vos ventes sur un même fichier comme avec le Pack Tréso, vous pouvez même rajouter dans le même fichier vos commandes, vos stocks et les coordonnées de vos clients. Vous gagnerez en temps et en efficacité ! Essayez de regrouper les informations dans 3-4 fichiers seulement et pour les fichiers temporaires, vous pouvez utiliser Evernote ou Trello pour partager avec vos associés les différents éléments, listes et calculs.
Ne faites pas vos factures sur Excel...
Excel n’est pas un facturier, le risque d’erreur est trop important pour un poste aussi important pour votre entreprise ! Aujourd’hui la législation française oblige les entreprises à utiliser un logiciel de facturation certifié, cela a un cout et demande souvent quelques heures pour la prise en main du logiciel…mais au moins, vos factures respecteront la réglementation en vigueur et vous ferez des économies en cas de contrôle fiscal !

Excel a été utilisé pendant des décennies par des millions d’entreprises pour la création et la gestion de leurs factures, son côté simple d’utilisation permettait de modifier les factures rapidement, sans avoir besoin de faire d’avoir…mais dans beaucoup d’entreprises, les factures ne comportaient pas les mentions légales ou n’étaient pas enregistrées ! Comment faire en cas de litiges avec un client ou avec l’administration sans copie de la facture ?!