Suivi facture sur Excel

Vos tableaux Chrono Factures et Chrono Devis

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Pour un bon suivi de vos factures clients, rien de mieux qu’un Chrono !

Sur ce tableau, vous voyez tout de suite vos devis en cours, les prospects à relancer ou les clients qui n’ont pas encore réglés…

Ce fichier Excel comprend 3 feuilles (ou onglets) :

  1. un Chrono Factures
  2. un Chrono Devis
  3. un récapitulatif avec le total de vos factures et devis par mois

1/Le Chrono Factures :

  • Il vous permet de bien suivre au fur et à mesure les numéros de vos factures (chaque facture doit avoir un numéro unique, plus de détails ici)
  • Il retrace l’ensemble de vos factures : le numéro et la date de la facture, le nom du client, la prestation ou le produit concerné, le montant et le règlement,
  • La colonne Prestation (qui peut être renommée par Produit) est une liste déroulante, que vous pouvez remplir vous-même dans la feuille INDEX,
  • L’état de la facture se remplit automatiquement selon la date de la facture, la date du jour et la date de règlement. Si la facture n’est pas réglée au bout de 30 jours, elle devient rouge, “à relancer”.
  • Indiquez la date de règlement et choisissez le mode de paiement dans la liste déroulante (modifiable dans la feuille INDEX), la facture devient automatiquement “réglée”.

Ce tableau de bord vous assiste dans le suivi des règlements de vos factures et notamment des clients à relancer : si la facture n’est pas réglée au bout d’un mois, toute la ligne se met en rouge !

Suivi facture sur Excel


2/Le Chrono Devis :

Le chrono devis est le frère jumeau du chrono facture, seule la partie règlement est modifiée et remplacée par une partie suivi des devis (devis accepté, refusé, à relancer…).

  • Il vous permet de bien suivre au fur et à mesure les numéros de vos devis
  • Il retrace l’ensemble de vos devis : le numéro et la date de la facture, le nom du client, la prestation ou le produit concerné, le montant,
  • La colonne Prestation (qui peut être renommée par Produit) est une liste déroulante, que vous pouvez remplir vous-même dans la feuille INDEX
  • Indiquez la date de réponse à votre devis et choisissez directement dans la liste déroulante : accepté, refusé, en attente, à relancer (modifiable dans la feuille INDEX).
  • Les devis que vous indiquez à relancer deviennent rouge, vous ne pouvez pas oublier de rappeler votre prospect !

Suivi des devis sur Excel

 


3/Le Bilan

Dans le 3ième onglet, vous trouverez une partie bilan avec un récapitulatif des devis et factures réalisés tout au long de l’année. Les calculs se font automatiquement chaque mois, et à l’année.

Recap des devis et factures sur excel a l'année

Pour les devis :

  • La somme de vos devis réalisés mois par mois,
  • La somme des devis acceptés,
  • La somme des devis refusés,
  • La somme des devis en attente,
  • La somme des devis à relancer,
  • Enfin la somme de l’ensemble de vos devis pour l’année.

Veuillez noter que ces différentes catégories ne se comptabiliseront que si vous utilisez le menu déroulant des réponses aux devis. Si vous ne précisez pas sur le chrono si vos devis sont refusés ou acceptés, vous aurez juste les totaux par mois et le total annuel (en vert).

Pour les factures :

  • La somme de vos factures réalisées puis leur répartition mois par mois,
  • La somme de vos factures réglées avec leur répartition mois par mois,
  • La somme des factures en attente,
  • La somme des factures à relancer.

Ce bilan est perpétuel, changez l’année en haut à gauche et il se mettra automatiquement à jour. Par défaut, le bilan est paramétré pour 3 ans, de 2019 à 2021.

recapitulatif des ventes


Grâce à ce tableau de suivi, vous savez en un clin d’œil quels sont vos devis en cours, les prospects à relancer ou les clients qui n’ont pas encore réglés…

Facilement modifiable et entièrement personnalisable, vous êtes libre de modifier les différentes catégories, les couleurs et aussi les listes déroulantes : liste deroulante excel

 

 Dernière mise à jour : le 04/03/2019