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Tableau de suivi : l’outil indispensable pour votre entreprise

par Elodie REP

18 03 2016 | Catégorie : Vie d'entrepreneur | 0 Commentaires

Comment suivre l'évolution de votre activité, le développement de votre entreprise ?

Grâce à un tableau de bord, véritable outil de gestion du chef d'entreprise !

Vous pouvez ainsi suivre en permanence l’état de vos ventes, de vos devis et de vos factures (quel client dois-je relancer aujourd’hui ? pour son projet ou pour son règlement ?) mais aussi avoir enfin dans un seul tableau tous vos contacts, du prospect de l’année dernière à votre futur partenaire rencontré hier.

Bien sur, il existe de nombreux logiciels, avec chacun leurs particularités mais pourquoi acheter un logiciel alors que vous pouvez tout faire sur Excel ?! Il faut prendre du temps pour créer un tableau, le mettre en forme, insérer les formules appropriées au bon endroit puis saisir toutes vos données…heureusement je suis là et j’ai pensé à tout ça ! Vous trouverez dans le détail de cet article les différents tableaux de suivi à télécharger sur ma boutique, il ne vous restera plus qu’à les remplir ;). Bien sur, vous pouvez me contacter si vous avez besoin d’un tableau de bord particulier ou encore si vous préférez déléguer la partie saisie…

Comment un tableau Excel peut devenir un Tableau de Bord ?

Ce tableau doit être complet, fonctionnel, bien pensé pour vous donner tous les résultats en un clin d’œil ! L’accompagner de filtres et de couleurs est essentiel car cela en facilite la lecture.

Les listes déroulantes sont là pour vous faire gagner du temps en vous évitant les saisies inutiles, pas besoin de saisir 10 fois de suite le même mode de paiement par exemple… Les Mises en forme conditionnelles d’Excel vous permettent de mettre en surbrillance automatiquement les clients à relancer ou les actions urgentes à réaliser !

Les Différents tableaux de Suivi

Le suivi de vos factures clients et des devis que vous réalisez est essentiel, on utilise généralement un tableau Excel assez simple appelé “chrono” car il permet de suivre les numéros des factures clients sans en oublier ou faire deux factures différentes avec le même numéro.

Dans ce type de tableau, on retrouve les éléments suivants :

  • le numéro de facture
  • la date de la facture
  • le nom du client
  • le montant de la facture

On peut également y ajouter des commentaires, le produit ou service concerné et la date du règlement de votre client :

Suivi facture sur Excel

Plus besoin de reprendre toute vos factures une à une pour trouver combien vous aviez facturé à ce client qui vous rappelle après plusieurs années de silence… Ne laissez plus traîner sur votre bureau les factures en attente de règlement, retrouvez les directement sur votre tableau de suivi !

Ce Chrono-Facture s’accompagne toujours de son homologue, le Chrono-devis avec par exemple des colonnes dédiées à la réponse : pour savoir d’un coup d’œil quels sont les devis acceptés/refusés ou encore ceux à relancer !

Suivi des devis sur Excel

Ces deux tableaux de suivi peuvent vous permettre de faire par la suite des graphiques ou récapitulatif de votre Chiffre d’Affaires, de vos ventes qui afficheront par exemple :

  • la répartition de votre CA selon les produits ou prestations,
  • l’évolution de votre CA de mois en mois ou par trimestres
  • la somme des impayés
  • la répartition de votre CA par clients

Ces différents calculs sont assez simples à faire à partir de Tableaux Croisés Dynamiques qui évolueront de mois en mois :

graphiques avec excel des ventesgraphiques excel suivi des factures

Vous retrouverez sur la boutique un tableau Chrono complet avec le suivi des factures, le suivi des devis ainsi qu’un récapitulatif mensuel :

Recap des devis et factures sur excel a l'année

Le suivi Fournisseurs, c’est tout simplement le récapitulatif de l’ensemble de vos achats et de vos factures à régler : achat des matières premières pour vos chantiers, factures de vos sous-traitants et de vos locations de véhicules et de matériels…

Ce tableau de bord vous permet d’avoir toujours un œil sur vos échéances, sur vos factures à régler et les factures restant à régler. Ne perdez plus de vue votre budget !

Que devra contenir votre tableau de suivi fournisseurs ?

  • les numéros et dates des factures de vos fournisseurs ;
  • le nom des fournisseurs ;
  • la référence au chantier ou à l’affaire concernée ;
  • les montants HT et TTC au minimum ;
  • l’échéance de chaque facture.

En plus de ces différents éléments, vous pouvez également rajouter la date et le mode de règlement, et surtout utiliser des mises en formes conditionnelles pour mettre en avant automatiquement les factures arrivant à échéance.

tableau de gestion factures achats sur excel

Aperçu du Suivi Fournisseurs à télécharger sur la boutique

 

Un tableau de bord bien entretenu peut devenir un véritable échéancier !

echeancier sur Excel

Aperçu de l’Échéancier du Suivi Fournisseurs à télécharger sur la boutique

Est-ce que vous utilisez déjà une liste de clients, un répertoire ? ou les coordonnées de vos clients sont par-ci, par-là, dans vos notes, sur des feuilles volantes, sur les factures…?

Le tableau de suivi clients est essentiel car il répertorie toutes les coordonnées de vos clients, les actions à réaliser (relancer ce client, faire son devis ou sa facture). L’important dans ce tableau est également de préciser quelle prestation, quel produit, vos clients ont acheté, et de quelle manière ils vous ont connu (la source, leur origine). Après avoir rempli votre tableau, vous pourrez alors faire de jolis graphiques pour voir l’évolution de votre clientèle.

Tout Entrepreneur possède un tas plus ou moins important de cartes de visite, parfois reléguées au fond d’un tiroir ! Pas évident de retrouver la carte de ce super Graphiste que vous avez croisé au dernier Salon des Entrepreneurs à Paris !!!

Afin de ne pas perdre de temps à rechercher dans votre tas de cartes de visites, flyers ou vos mails, prenez l’habitude de toujours saisir les coordonnées de vos contacts dans un tableau. ça prend 2 minutes par carte et vous gagnerez beaucoup, beaucoup de temps !  En un clic, vous retrouverez tout de suite votre graphiste :).

Petite astuce, pour faire une recherche sur Excel, utilisez ce raccourci : Ctrl+F et saisissez votre recherche ! 

Alors quoi et qui mettre dans ce Suivi des Contacts ?

  • Vos clients,
  • Vos partenaires, associés ou collaborateurs,
  • Vos prospects,
  • Vos concurrents,
  • Vos fournisseurs,
  • Votre comptable, votre banquier, votre assureur…

Le principe est simple : vous remplissez votre tableau avec l’ensemble des coordonnées de la personne (nom de l’entreprise, votre contact au sein de la structure, adresse, téléphone et mail) et vous aurez tout votre répertoire toujours à portée de clic ! Selon vos besoins, vous pouvez également rajouter le site internet de vos contacts, le lien de l’entreprise sur societe.com (pour être toujours au courant de sa situation financière), la date de votre 1ère rencontre et des couleurs selon la catégorie (en jaune les banquiers et assureurs, en bleu vos prospects…)

La trésorerie, c’est un peu la base de votre entreprise, alors la suivre régulièrement, c’est essentiel !

Faire le décompte des dépenses et des recettes de votre entreprise, chaque mois ou chaque semaine, vous permet de suivre l’évolution de votre activité et de votre budget.

Je vous ai déjà présenté plusieurs tableaux et plans de trésorerie dans cet article :

On peut utiliser encore beaucoup d’autres tableaux de suivi (pour la gestion de votre stock, de vos salariés, des congés payés…). Excel vous permet d’avoir vos propres tableaux, adaptés à vos besoins, à l’activité de votre entreprise !

Pour tout besoin particulier, n’hésitez pas à me contacter via le formulaire de contact, les commentaires ou en faisant une demande de personnalisation.

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